JURNAL BISNIS DAN EKONOMI, MARET 2000
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
DAN ASPEK PERILAKU MANUSIA
Oleh : Muhammad Yusuf
Mahasiswa Prog.S2.Fak.Ekonomi UGM Yogyakarta
ABSTRAK
Perubahan lingkungan bisnis yang cepat, menjadikan kebutuhan manajemen akan informasi akuntansi yang dapat dipercaya (reliable), akurat (accuracy) dan tepat (timely) semakin dirasakan. Kondisi ini dapat menyebabkan sistem informasi lama menjadi usang karena tidak dapat merespon perubahan-perubahan yang terjadi. Untuk itu diperlukan modifikasi atau pengembangan terhadap sistem tersebut.
Tahap-tahap yang perlu dilakukan dalam pengembangan sistem adalah tahap analisis, tahap perencanaan (desain) dan pemilihan, tahap implementasi serta tahap pelaksanaan sistem dan pengawasan pelaksanaan follow-up. Disamping itu, juga harus memperhatikan beberapa pendekatan yang bisa digunakan dan kendala/hambatan yang mungkin timbul dalam penerapan sistem informasi akuntansi yang baru sehingga konflik yang mungkin terjadi bisa dihindari.
Perilaku manusia dalam organisasi merupakan salah satu faktor yang perlu dipertimbangkan dalam pengembangan sistem informasi akuntansi, agar diperoleh suatu pengembangan sistem informasi akuntansi yang efisien.
Pendahuluan
Sejak ditemukannya komputer, teknologi informasi berkembang dengan pesat. Perkembangan teknologi informasi yang pesat membuat dunia bisnis berubah dengan cepat. Lingkungan bisnis yang berubah sangat cepat menuntut perusahaan untuk fleksibel dalam beradaptasi dengan perubahan agar perusahaan tetap eksis. Teknologi informasi membuat perusahaan menjadi semakin kreatif. Dengan memanfaatkan teknologi informasi, berbagai macam transaksi bisnis, kemitraan bisnis, bahkan bisnis baru dapat diciptakan. Dengan demikian, perusahaan-perusahaan yang menjadi early adopter dan menerapkan teknologi informasi dengan tepat memiliki competitive advantage dibandingkan dengan perusahaan lain yang tidak melakukannya.
Seiring dengan perubahan lingkungan bisnis yang cepat, kebutuhan akan informasi akuntansi yang dapat dipercaya (reliable), akurat (accuracy) dan tepat (timely) semakin dirasakan. Untuk memperoleh informasi akuntansi yang dapat dipercaya, akurat dan tepat dapat dilakukan dengan mengembangkan suatu sistem akuntansi yang berbasis komputer, yang disebut dengan sistem informasi akuntansi. Pengembangan sistem informasi akuntansi dalam suatu perusahaan merupakan kegiatan yang kompleks, karena melibatkan berbagai bagian dalam perusahaan, memerlukan investasi yang besar dan menimbulkan perubahan dalam perusahaan.
Dalam pengembangan sistem informasi akuntansi terdapat beberapa faktor yang harus diperhatikan. Faktor-faktor tersebut adalah hal-hal di luar sistem akuntansi, namun menentukan keberhasilan dalam pengembangan sistem tersebut, salah satunya adalah faktor manusia. Suatu sistem tidak mungkin dapat berjalan tanpa adanya keterlibatan manusia yang menjalankan sistem tersebut, oleh karena itu di dalam mengembangkan suatu sistem informasi akuntansi, faktor manusia harus benar-benar diperhatikan.
Pembahasan dalam artikel ini dimulai dengan penjelasan mengenai sistem informasi akuntansi, dilanjutkan dengan pembahasan mengenai pengembangan sistem informasi, kendala-kendala dalam pengembangan sistem informasi, dan aspek perilaku manusia dalam pengembangan sistem informasi akuntansi serta diakhiri penutup yang merupakan kesimpulan dari pembahasan dalam artikel ini.
Sistem Informasi Akuntansi.
Definisi mengenai sistem informasi akuntansi sudah banyak dikemukakan oleh para ahli, namun tidak terdapat perbedaan yang mendasar diantara definisi-definisi tersebut.
Dari definisi-definisi yang ada, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi merupakan suatu sistem informasi yang menerima data, kemudian mengolahnya menjadi informasi (berupa informasi keuangan). Informasi yang dihasilkan tersebut ditujukan kepada pihak eksternal perusahaan dan internal perusahaan, yang berguna untuk pengambilan keputusan ekonomik.
Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi
Lingkungan eksternal perusahaan yang berubah cepat, menyebabkan manajemen perusahaan membutuhkan informasi yang dapat dipercaya (reliable), akurat (accuracy) dan tepat (timely). Hal ini dapat menyebabkan sistem informasi lama menjadi usang karena tidak dapat merespon perubahan-perubahan yang terjadi. Untuk itu diperlukan modifikasi atau pengembangan terhadap sistem tersebut.
Suatu organisasi didesain untuk memenuhi kebutuhan pengolahan informasi, tetapi kebanyakan harus menghadapi masalah pada saat suatu sistem diterapkan. Organisasi yang menemukan bahwa desainnnya yang sekarang tidak mampu mengatasi tuntutan perubahan lingkungan harus memilih strategi penyesuaian yang tepat. Ada dua pendekatan yang dapat dilakukan untuk menyusun strategi penyesuaian tersebut, yaitu :
1. Memperkecil kebutuhan akan informasi
Manajemen dapat memperkecil kebutuhan akan informasi dengan jalan mengurangi jumlah pengecualian yang terjadi dan jumlah faktor yang harus dipertimbangkan seandainya pengecualian itu terjadi, dengan maksud untuk mengurangi saling ketergantungan diantara bagian-bagian. Dengan demikian diharapkan ada interaksi dan koordinasi dari aktivitas mereka untuk mencapai sasaran perusahaan.
2. Meningkatkan kemampuan mengolah informasi
Manajemen dapat meningkatkan kapasitas organisasi untuk mengolah daripada mengurangi jumlah informasi yang diperlukan. Untuk melakukan hal tersebut dapat menggunakan strategi berikut ini: 1) investasi dalam sistem informasi, atau 2) dengan menciptakan peran penghubung.
Kendala Dalam Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi
Dalam pengembangan suatu sistem informasi akuntansi, kendala-kendala yang ada harus diperhatikan. Kesuksesan perusahaan dalam mengembangkan suatu sistem informasi akuntansi akan sangat tergantung pada cara perusahaan dalam menangani kendala-kendala tersebut. Beberapa kendala yang sering dihadapi dalam pengembangan suatu sistem baru adalah (Davis, et.al, 1990):
- Management policy
Dalam perancangan sistem informasi akuntansi sebaiknya melibatkan dan di dukung oleh manajer kelas menengah dengan fokus pada input dan output yang meliputi perencanaan perubahan sistem, desain dokumen, frekuensi pelaporan dan prosedur pengendalian sehari-hari. Keterlibatan ini diperlukan jika sistem yang dirancang akan mempengaruhi kedudukannya dalam perusahaan.
- Personnel
Hambatan lain yang mungkin timbul adalah faktor manusia sebagai pelaksana sistem. Faktor-faktor yang berkaitan dengan hambatan ini adalah :
- Tersedianya sumberdaya yang akan mengoperasikan sistem
- Kualifikasi sumberdaya
- Kemampuan sumberdaya
- Kemampuan untuk melaksanakan sistem yang dirancang
- Resistance to change
Hambatan yang ketiga adalah jika sumberdaya yang ada tidak bersedia melaksanakan sistem yang baru. Penolakan ini dapat menyebabkan menurunnya efektivitas sistem baru sehingga tujuan perancangan sistem tidak tercapai.
- Financial resources
Perusahaan harus memperhitungkan tersedianya sumber keuangan untuk perancangan dan pengembangan sistem baru, sehingga biaya yang dikeluarkan sebanding dengan manfaat yang diperoleh.
- Technology
Perancangan dan pengembangan sistem baru membutuhkan perangkat keras dan perangkat lunak yang akan digunakan. Selain terkait dengan masalah sumber keuangan, perusahaan perlu membuat studi kelayakan untuk menyelaraskan kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan dengan sistem yang akan dirancang.
Aspek Perilaku Manusia Dalam Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi.
Dalam pengembangan sistem informasi akuntansi, faktor manusia sangat menentukan dalam keberhasilan penerapan sistem informasi tersebut. Sebaik apapun sistem yang telah dirancang, tetapi jika manusianya tidak mau melaksanakannya maka akan sia-sialah sistem tersebut. Oleh karena itu, di dalam merancang sistem baru yang akan diterapkan, sebaiknya sistem tersebut adalah sistem yang akan dapat diterima oleh semua pegawai yang akan melaksanakannya. Sistem yang dapat diterima oleh pegawai tersebut harus sesuai dengan tujuan yang akan dicapai perusahaan.
Perilaku Manusia Dalam Sistem
Dalam merancang dan mengembangkan suatu sistem informasi akuntansi, analis dan perancang sistem sebaiknya memperhatikan dua konsep psikologis yaitu konsep motivasi dan konsep belajar, karena perilaku manusia ditimbulkan atau dimulai dengan adanya motivasi.
Motivasi yang ada pada seseorang akan mewujudkan suatu perilaku yang diarahkan pada tujuan yang mencapai sasaran kepuasan. Oleh karena itu, motivasi bukanlah sesuatu yang dapat diamati, tetapi adalah hal yang dapat dapat disimpulkan adanya suatu perilaku yang tampak. Setiap kegiatan yang dilakukan seseorang didorong oleh suatu kekuatan dari dalam diri seseorang tersebut. Kekuatan pendorong inilah yang disebut dengan motivasi (contoh : kebutuhan akan rasa aman, prestise).
Untuk mengetahui bahwa motivasi dimulai pada individu, manajer harus memikirkan untuk memotivasi sekelompok orang yang beraneka ragam. Keanekaragaman tersebut mengakibatkan pola perilaku yang berbeda yang berkaitan dengan kebutuhan dan tujuan. Kebutuhan adalah kekurangan-kekurangan yang dialami oleh seorang individu pada suatu saat tertentu. Kebutuhan adalah pembangkit atau penggerak respon perilaku. Ini mempunyai implikasi bahwa Jika kebutuhan seorang individu tidak terpenuhi, maka individu tersebut akan lebih peka terhadap upaya-upaya motivasi dari manajemen.
Tingkat keberhasilan analis dan perancang sistem dipengaruhi oleh banyaknya tugas yang dilakukan. Hal ini tergantung pada bagaimana seseorang mengerti metode dan prosedur baru yang telah digunakan. Oleh karena itu, konsep belajar (learning) perlu untuk diketahui oleh para analis dan perancang sistem, karena belajar adalah suatu proses pokok yang mendasari perilaku. Kebanyakan perilaku dalam organisasi-organisasi adalah perilaku yang dipelajari, seperti: persepsi, sikap, reaksi emosional dan ketrampilan.
Dengan adanya motivasi dan belajar, manajemen perlu menyadari bahwa manusia adalah sumber dari setiap masalah. Oleh karena itu, agar suatu sistem dapat dilaksanakan dengan baik, manajer perlu memahami faktor-faktor yang akan mendorong karyawan untuk bekerja.
Penerapan Sistem Informasi Akuntansi
Penerapan sistem yang baru selalu menyebabkan terjadi perubahan tugas dan wewenang. Perubahan ini seringkali sulit diterima oleh karyawan/pegawai yang mengalaminya. Mereka menganggap kesimbangan kerja mereka terganggu, juga ada yang merasa kehilangan pekerjaan mereka karena adanya komputerisasi yang dijalankan. Penolakan ini merupaka masalah yang besar dalam penerapan sistem informasi. Bentuk penolakan dapat berupa penolakan untuk menggunakan sistem informasi yang baru maupun penolakan untuk bekerjasama dalam membantu kelancaran beroperasinya sistem informasi baru tersebut.
Agar karyawan tidak selalu berfikir dan menerka perubahan-perubahan yang akan terjadi, manajer harus memberikan penjelasan yang cukup tentang kemungkinan adanya perubahan yang akan mempengaruhi pekerjaan mereka.
Diperlukan perhatian pada faktor manusia yang terlibat dalam perubahan atas setiap perubahan pekerjaan yang ditetapkan dalam suatu organisasi. Demikian juga dalam analisis dan perancangan sistem, partisipasi karyawan dalam proses pelaksanaan akan cenderung mencegah masalah yang timbul mengenai perlawanan terhadap perubahan. Manajemen dan kelompok sistem harus waspada untuk mengetahui setiap kerusakan moral pegawai atau masalah serius lainnya, sehingga kebijaksanaan yang terbuka dan jujur kepada karyawan harus dilakukan dan juga mengantisipasi langkah-langkah penting jika masalah itu timbul. Perusahaan yang pertama kali menggunakan komputer memerlukan perhatian yang lebih besar daripada perusahaan yang melakukan perubahan suatu sistem komputer pada bidang personalia dan perencanaan organisasi.
Reaksi alamiah yang timbul dari para pegawai bila mengetahui bahwa perusahaan akan menggunakan komputer adalah keragu-raguan. Jika keragu-raguan ini dibiarkan tanpa ada kendali akan menimbulkan perlawanan dan prasangka. Sedangkan pada perusahaan yang melakukan perubahan sistem, masalah yang timbul adalah komunikasi dengan pegawai, penyesuaian sistem organisasi, pemilihan pegawai yang pindah tempat dan sebagainya. Komunikasi akan berjalan dengan sendirinya jika kebijaksanaan hubungan pegawai yang memadai ditaati selama periode survei dan analsis sistem.
PENUTUP
Lingkungan eksternal perusahaan yang berubah cepat, menyebabkan manajemen perusahaan membutuhkan informasi yang dapat dipercaya (reliable), akurat (accuracy) dan tepat (timely). Hal ini menyebabkan sistem informasi lama menjadi usang karena tidak dapat merespon perubahan-perubahan yang terjadi. Untuk itu diperlukan modifikasi atau pengembangan terhadap sistem tersebut.
Pengembangan suatu sistem informasi memerlukan empat tahap pekerjaan. Empat tahap pekerjaan tersebut adalah tahap analisis, tahap perencanaan (desain) dan pemilihan, tahap implementasi serta tahap pelaksanaan sistem dan pengawasan pelaksanaan follow-up.
Perilaku manusia dalam organisasi merupakan salah satu faktor yang perlu dipertimbangkan dalam pengembangan sistem informasi akuntansi, agar diperoleh suatu pengembangan sistem informasi yang akuntansi yang efisien. Untuk itu perlu adanya motivasi dan belajar yang dapat mempengaruhi perilaku manusia dalam pengembangan sistem informasi akuntansi.
REFERENSI
Baridwan, Zaki (1991), Sistem Informasi Akuntansi, Yogyakarta: BPFE.
Bodnar, George H., William S. Hopwood (1990), Accounting Information Systems, Fourth Edition, Boston: Allyn & Bacon.
Committee to Prepare a Statement of Basic Accounting Theory (1966), Statement of Basic Accounting Theory, Evanston: American Accounting Association.
Davis, James R., C. Wayne Alderman, and Leonard A. Robinson (1990, Accounting Information System: A Cycle Approach, Third Edition, New York: John Wiley & Sons.
Wilkinson, Joseph W.,Michael J. Cerullo (1997), Accounting Information Systems: Essential Concept and Applications, Third Edition, New York: John Wiley & Sons.
-->
Komentar