FOKUS EKONOMI. DESEMBER 2002
MEMBANGUN DAN MENILAI "TEAM WORK" DALAM ORGANISASI
Oleh: Askar Yunianto dan Purwatiningtyas
STIE Stikubank Semarang
ABSTRAK
Tim kerja saat ini dipandang sebagai area baru untuk dikaji. Pengaruh tim telah ditunjukkan oleh peningkatan kualitas besar-besaran dari produk-produk Jepang setelah perang dunia II. Jepang telah memberi contoh pengembangan tim kerja ke seluruh dunia. Ada delapan karakteristik untuk membangun team work dalam organisasi, yaitu: kepemimpinan partisipasif, pembagian tanggung jawab, definisi tujuan, high communication, fokus masa depan, fokus tugas, sikap kreatif, dan tanggapan cepat. Tim pada saat ini dan di masa depan akan memiliki efek yang besar mengenai bagaimana bisnis dijalankan. Pada sisi lain untuk menilai tim maka dapat didasarkan pada result measures dan process measures.
I. PENDAHULUAN
Tim kerja dikenal sebagai terobosan dalam peningkatan produktivitas. Perubahan organisasi yang ditunjukkan dengan penggunaan tim kerja sering disebut sebagai transformasi atau hasil dari paradigma baru.
Dua puluh tahun yang lalu tim kerja dalam lingkungan bisnis ditunjukkan oleh American Productivity and Quality Center yang menemukan bahwa 80% dari perusahaan pada media Fortune 1000 menggunakan beberapa bentuk program ketertiban karyawan, berdasarkan 50% responden berniat untuk meningkatkan penggunaan tim kerja.
Akan tetapi apakah tim itu sesungguhnya ? Tim didefinisikan sebagai kelompok kecil orang-orang yang melakukan pekerjaan yang sama, bertemu dengan sukarela secara teratur untuk mengidentifikasikan dan menganalisa penyebab masalah, merekomendasi penyelesaian masalah kepada manajemen,dan jika memungkinkan mengimplementasikan solusi itu.
Dengan kata lain, partisipasi tim merupakan ide kolektif dari: kemampuan yang dihasilkan dari pengambil alihan tanggung jawab kualitas dan produktivitas, mengelola pekerjaan mereka sendiri, mengembangkan pengetahuan dan keahlian mereka mengenai organisasi dan diri mereka sendiri. Pengetahuan dan sumber daya kolektif akan membawa kepada keputusan yang lebih baik dengan dukungan yang lebih besar bagi implementasinya. Sebagaimana yang dijelaskan oleh Mary Kay Ash, " Orang akan mendukung sesuatu di mana mereka ikut terlibat dalam pembuatannya."
a. Sejarah Tim
Pada sejarah awal Amerika, tim produktivitas secara sederhana telah dikembangkan. Eli Whitney menciptakan lingkungan kerja assembly-line untuk mempercepat produksi. Tipe lingkungan kerja ini mencapai tujuannya diluar perkiraan siapapun, sehingga tetap terkenal hingga pergantian abad.
Frederick Taylor memperkenalkan Scientific Management dengan menganjurkan pembagian kerja menjadi tugas-tugas repetitif kecil yang dapat diselesaikan oleh tenaga kerja walaupun tidak memiliki keahlian sekalipun. Konsep ini secara luas diimplementasikan oleh karena banyak imigran tanpa keahlian dapat dipekerjakan dalam industri atau hanya dengan melalui sedikit pelatihan.
Pada era 1950, W. Edward Deming dan J.M. Juran mulai menerapkan ide manajemen statistika di mana manajemen mencoba menemukan cara agar pegawai dapat berkontribusi terhadap konsep kualitas menyeluruh. Ide ini tidak mendapatkan sambutan hangat di Amerika Serikat, namun diterima secara antusias oleh Jepang yang berjuang keras mengatasi reputasi kualitas buruk setelah perang dunia II. Profesor Engineering di Universitas Tokyo, Dr. Ishikawa membantu menyebarluaskan ide Deming dan Juran di seluruh Jepang. Hasilnya berupa pembentukan 20 quality circle, pada pertengahan 1961, yang secara khusus didesain bagi pekerja untuk mendiskusikan persoalan kualitas dan mengembangkan cara untuk memperbaiki permasalahan. Sukses dari quality circle menyebar dengan cepat meliputi workforce Jepang, dan pada tahun 1988 ada satu juta quality circle dengan lebih dari 10 juta anggota di seluruh bagian negara. Juga pada tahun 1988, Jepang menjadi dikenal dengan kualitas superior dari banyak produknya.
Perusahaan Proctor & Gamble (P&G) pada awal 1970 mulai mencoba dengan menggunakan tim organisasi berdasarkan teamwork. Tahun 1986 Business Week melaporkan bahwa banyak informasi tersedia berkaitan dengan kinerja perusahaan. Pada artikel tersebut melaporkan bahwa pertumbuhan team P&G 30-40 persen lebih produktif dengan menggunakan teamwork dari pada tanpa tim. Pioner tim kerja lainnya seperti DEC, TRW dan Commins Engine melaporkan hasil yang sama, bahwa produktivitas kerja akan meningkat dengan menggunakan teamwork
.
b. Definisi
Penggunaan workteam sering diidentifikasikan dengan "transformation" atau "New Paradigm". Sekitar 20 tahun yang lalu workteam di lingkungan bisnis hanya sebagai percobaan, sekarang studi di American Productivity and Quality Center menemukan bahwa 80% dari media Fortune 1000 perusahaan menggunakan banyak bentuk program keterlibatan employee, dan 50% dari responden cenderung meningkatkan penggunaan workteam.
What exacty is team ? Tim didefinisikan sebagai keliompok kecil dari orang-orang yang melakukan pekerjaan yang sama, bertemu secara sukarela berdasarkan aturan untuk mengidentifikasi dan menganalisa penyebab masalah, merekomendasi penyelesaian kepada manajemen dan jika memungkinkan mengimplementasikan solusinya. Dengan kata lain, partisipasi tim merupakan ide kolektif dari kemampuan yang dihasilkan dari pengambilalihan tanggung-jawab kualitas dan produktivitas, mengelola pekerjaan sendiri, mengembangkan pengetahuan dan keahlian mengenai organisasi dan mereka sendiri.
Gustafson and Kleiner, 1994 mendefinisikan team sebagai sekelompok kecil orang-orang yang melakukan pekerjaan yang sama, bertemu secara teratur untuk mengidentifikasikan dan menganalisis penyebab masalah, merekomendasi dan jika memungkinkan mengimplementasikan solusinya.
Greenberg and Baron, 2000 mendefinisikan team sebagai kelompok dimana anggotanya mempunyai berbagai keahlian yang saling melengkapi dan mempunyai komitmen untuk tujuan bersama atau mempunyai kesamaan dalam tujuan kinerja yang mereka hadapi, sebagai suatu tanggung jawab.
II. TIM DENGAN KINERJA TINGGI
Sebagian besar peneliti setuju bahwa ada beberapa kualitas yang membedakan dari tim berkinerja tinggi. Meskipun istilah mungkin berbeda, idenya tetap sama. Dalam membangun tim berkinerja tinggi memiliki karakteristik sebagai berikut: kepemimpinan partisipatif, pembagian tanggung jawab, definisi tujuan, high communication, fokus masa depan, fokus tugas, bakat kreatif, tanggapan cepat.
Untuk mengilustrasikan teamwork dianalogkan ada dua tipe tim olah raga: tim bowling dan tim volley. Bagi kebanyakan orangpermainan volley lebih menarik dari pada bowling oleh karena adanya tim kerja. Tim volley menampilkan semua karakteristik tim berkinerja tinggi. Masing-masing anggota tim adalah penting dan tidak dapat berfungsi efektif secara sendiri-sendiri. Masing-masing anggota memiliki tanggung jawab terhadap bagiannya di lapangan dan juga bertanggung jawab membantu teman satu tim saat dibutuhkan. Tiap anggota memiliki spesialisasi dalam hal posisi yang dimainkan, semua anggota harus berotasi pada semua posisi pada lapangan sepanjang permaianan. Aksi dari permaianan terlalu cepat untuk bergantung pada pelatih, jadi masing-masing pemain harus bereaksi secara cepat terhadap masing-masing situasi begitu situasi itu muncul. Tidak ada waktu berkonsultasi dengan manajemen untuk memperoleh persetujuan.
a. Kepemimpinan Partisipatif
Konsultan manajemen, Tom Paters menjelaskan, satu-satunya masalah produktivitas manajerial yang paling penting di AS adalah Manajer yang jauh dari jangkauan karyawan dan konsumen. Ada banyak alasan mengapa manajer memiliki kecenderungan untuk menjaga jarak dari pegawainya. Beberapa manajer merasa bahwa keterlibatan karyawan akan mengarah kepada penurunan kebutuhan akan manajer. Beberapa manajer tidak menyukai keterlibatan karyawan, oleh karena mereka telah bersusah payah meraih status dan ego mereka memberitahu bahwa mereka lebih baik dari pada karyawan. Beberapa manajer merasa terancam, jika mereka dekat dengan karyawan hal itu akan diketahui jika manajer benar-benar tidak tahu banyak dari karyawan.
Jadi bagaimana pandangan manajemen dapat diubah ? Pertama, manajemen harus mengubah pandangan yang melihat pekerja sebagai robot yang mengerjakan pekerjaan repetitif. Untuk menumbuhkan kepercayaan tersebut akan dibutuhkan untuk kesuksesan implementasi keterlibatan karyawan, manajer harus memahami "workforce", mengetahui kebutuhan mereka, dan mulai bertindak sebagai "role model". Manajer harus juga dilatih untuk selalu menempatkan program pada barisan depan. Mereka harus secara konstan mengacu pada program sehingga hal itu akan membuat karyawan tahu bahwa program itu bukan hanya sekedar iseng, tidak dilupakan dan diabaikan, melainkan merupakan bagian yang sangat penting bagi keseluruhan sukses perusahaan. Pada akhirnya, manajemen harus menunjukkan bahwa pemberdayaan karyawan akan mengantarkan kepada perasaan yang lebih besar atas pembagian tanggung jawab dan juga produktivitas yang lebih tinggi.
b. Pembagian Tanggung jawab
Ciri kedua dari tim berkinerja tinggi adalah mengembangkan perasaan bahwa karyawan memiliki tanggung jawab yang sama sebagaimana manajer atas kinerja tinggi. Sering dalam lingkungan dimana persatuan mengambil bagian, disana ada perasaan tertentu bahwa program keterlibatan karyawan upaya untuk meletakkan penghubung antara persatuan dan manajemen. Cara paling mudah untuk mengantisipasi persoalan seperti ini adalah dengan melibatkan persatuan, pegawai dan semua tingkat manajemen seawal mungkin dalam implementasi program. Setiap aspek dari program harus merupakan usaha tim.
c. Definisi Tujuan
Anggota tim butuh memahami mengapa mereka harus membentuk tim. Hal ini pada umumnya berarti bahwa tim harus percaya bahwa ada masalah status Quo dan bahwa mereka telah bersukarela untuk menemukan pemecahan lain atas masalah yang dihadapi atau untuk memperbaiki sistem dalam membentuk status quo baru.
Anggota tim harus juga mengerti bahwa tujuan dari tim tidak hanya untuk menyelesaikan masalah, akan tetapi juga membuat masing-masing individu sebagai tim yang bertanggung jawab terhadap apa yang mereka lakukan.
Contoh penting dari manfaat memiliki anggota tim yang memahami tujuan bisnis ditunjukkan oleh Stew Leonard’s Dairy di Connecticut. Disana tujuan atau filosofinya adalah bahwa konsumen selalu benar. Suatu hari seorang wanita yang bingung mendekati "Clerk". Ia cemas karena kehilangan pena berharga di toko itu. Clerk memberi wanita itu $60 dalam sertifikat hadiah untuk mengganti kehilangannya. Mengetahui rata-rata konsumen menghabiskan $5,000 per tahun di toko itu, Clerk memahami bahwa uang itu akan segera kembali. Sebagai hasilnya, toko itu memiliki konsumen setia, dan ia akan tidak ragu-ragu untuk mengatakan kepada beberapa teman mengenai pengalamannya.
d. Komunikasi yang tinggi
Area kunci lain dalam pengembangan tim (team building) adalah komunikasi. Komunikasi ini seharusnya dari atas ke bawah (top down) dari bawah ke atas (bottom up) dan mendatar (horizontal). Satu kesalahan umum dalam pengembangan tim adalah meniadakan pihak manajemen yang lebih tinggi. Mengasumsikan bahwa pekerja-pekerja tidak akan terbuka jika manajer-manajer hadir. Sebaliknya, dengan masuknya manajemen dalam tim, akan memperkuat ide-ide bahwa semua anggota tim adalah sama dan bahwa manajemen adalah sama dan bahwa manajemen adalah bagian dari tim perusahaan.
Dalam menggambarkan bagian terpenting dia membantu perusahaan menjadi sukses, Presiden Huffy Bikes, John Marroti, menjelaskan bahwa komunikasi yang tinggi pada Huffy Bikes membantu untuk membangun kepercayaan diseluruh perusahaan. Dalam pembicaraan dengan pekerja dia mengatakan kebenaran dari situasi tersebut walaupun jika hal tersebut tidak menyenangkan. Dia menetapkan dan menegaskan ulang visi perusahaan dengan terus menerus. Dia mendengar input baik ide atau gagasan dari para pekerja karena mereka merupakan ahli-ahli yang sebenarnya. Karena solidnya kerjasama sebagai suatu team, maka Huffy Bikes dikenal untuk kualitas superior mereka.
e. Fokus Masa Depan
Agar suatu tim menjadi sukses, maka harus dapat melihat perubahan-perubahan yang mereka inginkan sebagai sebuah peluang untuk pertumbuhan. Mereka seharusnya mengakui apa yang mereka inginkan untuk berubah dan punya suatu pemahaman yang jelas dari hasil-hasil yang diharapkan dari upaya-upaya mereka. Ringkasnya, suatu tim seharusnya tahu dimana mereka pada saat ini dan dimana mereka menuju di masa depan.
Aspek penting dari pengembangan tim adalah bahwa tim harus melihat suatu mas depan dalam pekerjaan mereka. Jika tim merasa bahwa manajemen mendukung upaya-upaya mereka sebagai suatu wahana untuk perbaikan dan peningkatan dari penurunan produktivitas. Maka tim akan memutuskan untuk tidak mencurahkan banyak upaya pada tugas-tugas dimana tim merasaakhirnya akan berakhir pada back-burner. Ini sekali lagp mendorong terhadap pentingnya dukungan manajemen dalam mencapai tujuan perusahaan melalui tim.
f. Fokus Tugas-tugas
Idealnya tim-tim yang melibatkan pekerja dibentuk dari 5 sampai 15 anggota yang mewakili suatu lintas-seksi (cross-section) didalam organisasi yang akan dipengaruhi. Pemilihan siapa yang berpartisipasi dalam tim seharusnya random. Untuk memaksimalkan interest dan produktivitas, hasil adari aktivitas-aktivitas tim seharusnya secara langsung berhubungan ke pekerja-pekerja anggota tim. Tiap-tiap anggota tim harus punya suatu patokan dalam hasil atau keluaran yang dihasilkan dari upaya-upaya tim.
Tim-tim ini berkomunikasi melalui jaringan komputer, yang menyediakan beberapa keuntungan. Sejak sebuah distributed team tidak mempunyai kontak secara tatap muka, jarang ada tuduhan (prejudgment) tentang anggota tim yang lain didasarkan pada tampilan atau tindakan. Aspek-aspek non- verbal dari interaksi-interaksi yang diluar dari fokus tugas dari grup yang benar-benar dibatasi, dan interaksi-interaksi yang bertele-tele tidak ditoleransi. Jadi perusahaan hanya memfokuskan pada interaksi-interaksi yang berorienstasi tujuan pencapaian tugas.
g. Sikap Kreatif
Mampu untuk menerapkan sebuah kreatifitas dan bakat individual dapat memperoleh penghargaan yang hebat. Monsanto Company di St. Louis merupakan suatu contoh ideal. Pada awal tahun 1980-an perusahaan chip komputer tersebut menanamkan sebuah rekontruksi utama dari pabrik mereka. Perusahaan itu telah sukses mengadakan percobaan dengan memotivasi pekerja selama dua tahun dan bermaksud untuk mencoba hasil yang sama pada proyek konstruksi.
Hal ini menunjukkan sikap kreatif yang dimiliki oleh pekerja untuk selalu kreativitas. Sikap kreatif sekarang dituntut perusahaan dalam rangka menumbuhkan inovasi baru. Walaupun kreativitas tidak menciptakan sumber daya baru namun konteks kreativitas akan menjadi benih munculnya inovasi. Pada era sekarang ini organisasi yang penuh kreatif akan dapat menanggapi perubahan lingkungan, sebaliknya tanpa adanya kreativitas dari para karyawan organisasi akhirnya mati.
h. Tanggapan yang cepat
Sebagai sebuah tim, peluang-peluang dapat ditindaklanjuti lebih cepat daripada jika tim tersebut harus berjalan melalui channel birokratik yang normal. Dengan hanya anggota tim dan penasehat tim untuk konsultasi, maka tindakan dapat cepat diambil. Juga respon yang cepat berarti bahwa beberapa orang bekerja pada project yang sama dapat menyelesaikan tugasnya dalam kerangka waktu lebih cepat. Jadi kesuksesan dari project adalah mendengarkan dan merespon lebih cepat untuk kebutuhan pekerja. Salah satu keunggulan produktivitas dari suatu perusahaan adalah melalui perbaikan jangka waktu produksi. Artinya bahwa efesiensi dapat terjadi salah satunya melalui diperpendeknya waktu proses suatu barang, hal ini terjadi karena adanya tanggapan yang cepat terhadap proses pekerjaannya. Berkembangnya teknologi informasi maka makin mempercepat respon organisai terhadap perubahan lingkungan yang terjadi.
III. PENILAIAN TIM
Keberhasilan pada suatu organisasi harus dilakukan penilaian. Penilaian tim bertujuan untuk mengidentifikasi keberadaan proses kerja tim yang bersangkutan. Idealnya sistem penilaian dirancang untuk membantu organisasi yang berdasarkan tim yang memberikan andil dalam mencerminkan; 1. Mendapatkan fungsi untuk menyediakan keahlian kepada tim ketika dibutuhkan, 2. Membuat orang-orang dari fungsi yang berbeda pada tim untuk berbicara dalam bahasa yang sama, sehingga mempunyai persepsi yang sama antar anggota dan antar tim.
Ada dua tipe penilaian tim, yaitu "Result measures" mengatakan organisasi dimana dia berdiri dalam usaha mencapai tujuan bukan bagaimana ia sampai disana bahkan lebih penting apa yang seharusnya dilakukan secara berbeda. Sedangkan "Process measures" memonitor tugas-tugas dan aktivitas melalui organisasi yang memperoleh hasil. Ada 4 langkah penciptaan proses pengukuran; 1. Definisikan apa jenis faktor-faktornya, (seperti; waktu, biaya, kualitas, kinerja product), 2. Pemetakan proses cross-functional yang digunakan men-deliver hasil, 3. Identifikasi tugas dan kapabilitas yang dibutuhkan untuk mencapai kesuksesan.
Ada 4 petunjuk dalam memaksimalkan efektivitas dari team; 1. Tujuan sistem pengukuran seharusnya dapat membantu tim, dalam mengukur kemajuannya, 2. Pemberdayaan tim harus memainkan peran utama dalam merancang sistem penilaiannya sendiri, 3. Tim bertanggung jawab untuk proses tersebut, 4. Tim seharusnya hanya mengadopsi pengukuran yang berguna.
Ada satu keuntungan jika tim menciptakan sistem pengukurannya sendiriyaitu anggota yang berasal dari fungsi yang berbeda harus dapat menciptakan dan menyesuaikan bahasa yang sama untuk bekerja dalam tim yang efektif. Persepsi untuk menggunakan bahasa yang tepat memungkinkan komunikasi secara tepat antar bagian, antar tim atau antar fungsi. Pemahaman ini penting agar tidak terjadi misunderstanding yang dapat menimbulkan salah persepsi, kekacauan atau konflik.
IV. MASA DEPAN DARI TIM-TIM
Sebagai suatu hasil dari peningkatan jumlah tim di dalam lingkungan bisnis ada suatu peningkatan kepentingan untuk pemberdayaan tingkat yang lebih rendah dari individu dan sebuah peningkatan kepentingan untuk memberikan reward atau penghargaan terhadap inovasi dan kreativitas. Informalitas dan fleksibilitas akan menjadi hal umum. Sebagai suatu hasil dari desentralisasi dimana tim dapat membantu mencapai tujuan organisasi secara lebih cepat. Manajer menengah tidak akan lebih lama dala peran kediktatoran tetapi akan memerlukan transformasi yang cepat untuk berubah ke dalam fasilitator, pembimbing, koordinator yamh bertanggung jawab untuk mengembangkan kompetensi tenaga kerjanya.
V. KESIMPULAN
Tim kerja harus menjadi sebuah komponen tenaga kerja yang penting dalam organisasi. Beberapa hambatan yang mungkin dihadapi merupakan keanekaragaman yang luas dari pemecahan-pemecahan yang mungkin untuk didiskusikan. Melalui tim kerja maka organisasi akan dapat mencapai tujuannya secara cepat, tepat dan dalam siklus waktu yang lebih pendek. Jika tim dapat digunakan dan dikembangkan akan membantu untuk memperkuat kepercayaan, saling respek dedikasi dan kepadua dari individu yang terlibat.
Keanekaragaman pengetahuan dan informasi yang dapat tersedia untuk sebuah tim dapat membawa alternatif pendekatan-pendekatan yang mungkin dilakukan untuk suatu masalah, sehingga akan mendorong terhadap kualitas hasil yang lebih baik. Akhirnya keberhasilan keberadaan tim harus dapat dilakukan penilaian. Hal ini untuk menunjukkan efektivitas dari keterlibatan masing-masing karyawan dalam suatu tim organisasi.
DAFTAR PUSTAKA
Caudron, S.,1998, Keeping team Conflict Alive, training and Development, p.48-52.
Davis, R., 1998, Team Performance management, MCB University Press, Vol.4, p.306-311
Fisher, M.S.,1981, Work Team; A case study, Personel journal 60, p.42-46
Gustafson, K., Kleiner, B.1994, New Development in Team Building, Industrial and Commercial Training, vol.26, p.17-22
Greenberg, J.,Baron,R.A.,2000, Behavior in Organization, Seventh edition, Prentice-Hall, Inc., New Jersey.
Woodman, R.W. & Sherwood, J.J. 1980, The Role of Team Development in Organization Effectiness:Acritical review, Psychologial Bulletin 88, p.166-168.
MEMBANGUN DAN MENILAI "TEAM WORK" DALAM ORGANISASI
Oleh: Askar Yunianto dan Purwatiningtyas
STIE Stikubank Semarang
ABSTRAK
Tim kerja saat ini dipandang sebagai area baru untuk dikaji. Pengaruh tim telah ditunjukkan oleh peningkatan kualitas besar-besaran dari produk-produk Jepang setelah perang dunia II. Jepang telah memberi contoh pengembangan tim kerja ke seluruh dunia. Ada delapan karakteristik untuk membangun team work dalam organisasi, yaitu: kepemimpinan partisipasif, pembagian tanggung jawab, definisi tujuan, high communication, fokus masa depan, fokus tugas, sikap kreatif, dan tanggapan cepat. Tim pada saat ini dan di masa depan akan memiliki efek yang besar mengenai bagaimana bisnis dijalankan. Pada sisi lain untuk menilai tim maka dapat didasarkan pada result measures dan process measures.
I. PENDAHULUAN
Tim kerja dikenal sebagai terobosan dalam peningkatan produktivitas. Perubahan organisasi yang ditunjukkan dengan penggunaan tim kerja sering disebut sebagai transformasi atau hasil dari paradigma baru.
Dua puluh tahun yang lalu tim kerja dalam lingkungan bisnis ditunjukkan oleh American Productivity and Quality Center yang menemukan bahwa 80% dari perusahaan pada media Fortune 1000 menggunakan beberapa bentuk program ketertiban karyawan, berdasarkan 50% responden berniat untuk meningkatkan penggunaan tim kerja.
Akan tetapi apakah tim itu sesungguhnya ? Tim didefinisikan sebagai kelompok kecil orang-orang yang melakukan pekerjaan yang sama, bertemu dengan sukarela secara teratur untuk mengidentifikasikan dan menganalisa penyebab masalah, merekomendasi penyelesaian masalah kepada manajemen,dan jika memungkinkan mengimplementasikan solusi itu.
Dengan kata lain, partisipasi tim merupakan ide kolektif dari: kemampuan yang dihasilkan dari pengambil alihan tanggung jawab kualitas dan produktivitas, mengelola pekerjaan mereka sendiri, mengembangkan pengetahuan dan keahlian mereka mengenai organisasi dan diri mereka sendiri. Pengetahuan dan sumber daya kolektif akan membawa kepada keputusan yang lebih baik dengan dukungan yang lebih besar bagi implementasinya. Sebagaimana yang dijelaskan oleh Mary Kay Ash, " Orang akan mendukung sesuatu di mana mereka ikut terlibat dalam pembuatannya."
a. Sejarah Tim
Pada sejarah awal Amerika, tim produktivitas secara sederhana telah dikembangkan. Eli Whitney menciptakan lingkungan kerja assembly-line untuk mempercepat produksi. Tipe lingkungan kerja ini mencapai tujuannya diluar perkiraan siapapun, sehingga tetap terkenal hingga pergantian abad.
Frederick Taylor memperkenalkan Scientific Management dengan menganjurkan pembagian kerja menjadi tugas-tugas repetitif kecil yang dapat diselesaikan oleh tenaga kerja walaupun tidak memiliki keahlian sekalipun. Konsep ini secara luas diimplementasikan oleh karena banyak imigran tanpa keahlian dapat dipekerjakan dalam industri atau hanya dengan melalui sedikit pelatihan.
Pada era 1950, W. Edward Deming dan J.M. Juran mulai menerapkan ide manajemen statistika di mana manajemen mencoba menemukan cara agar pegawai dapat berkontribusi terhadap konsep kualitas menyeluruh. Ide ini tidak mendapatkan sambutan hangat di Amerika Serikat, namun diterima secara antusias oleh Jepang yang berjuang keras mengatasi reputasi kualitas buruk setelah perang dunia II. Profesor Engineering di Universitas Tokyo, Dr. Ishikawa membantu menyebarluaskan ide Deming dan Juran di seluruh Jepang. Hasilnya berupa pembentukan 20 quality circle, pada pertengahan 1961, yang secara khusus didesain bagi pekerja untuk mendiskusikan persoalan kualitas dan mengembangkan cara untuk memperbaiki permasalahan. Sukses dari quality circle menyebar dengan cepat meliputi workforce Jepang, dan pada tahun 1988 ada satu juta quality circle dengan lebih dari 10 juta anggota di seluruh bagian negara. Juga pada tahun 1988, Jepang menjadi dikenal dengan kualitas superior dari banyak produknya.
Perusahaan Proctor & Gamble (P&G) pada awal 1970 mulai mencoba dengan menggunakan tim organisasi berdasarkan teamwork. Tahun 1986 Business Week melaporkan bahwa banyak informasi tersedia berkaitan dengan kinerja perusahaan. Pada artikel tersebut melaporkan bahwa pertumbuhan team P&G 30-40 persen lebih produktif dengan menggunakan teamwork dari pada tanpa tim. Pioner tim kerja lainnya seperti DEC, TRW dan Commins Engine melaporkan hasil yang sama, bahwa produktivitas kerja akan meningkat dengan menggunakan teamwork
.
b. Definisi
Penggunaan workteam sering diidentifikasikan dengan "transformation" atau "New Paradigm". Sekitar 20 tahun yang lalu workteam di lingkungan bisnis hanya sebagai percobaan, sekarang studi di American Productivity and Quality Center menemukan bahwa 80% dari media Fortune 1000 perusahaan menggunakan banyak bentuk program keterlibatan employee, dan 50% dari responden cenderung meningkatkan penggunaan workteam.
What exacty is team ? Tim didefinisikan sebagai keliompok kecil dari orang-orang yang melakukan pekerjaan yang sama, bertemu secara sukarela berdasarkan aturan untuk mengidentifikasi dan menganalisa penyebab masalah, merekomendasi penyelesaian kepada manajemen dan jika memungkinkan mengimplementasikan solusinya. Dengan kata lain, partisipasi tim merupakan ide kolektif dari kemampuan yang dihasilkan dari pengambilalihan tanggung-jawab kualitas dan produktivitas, mengelola pekerjaan sendiri, mengembangkan pengetahuan dan keahlian mengenai organisasi dan mereka sendiri.
Gustafson and Kleiner, 1994 mendefinisikan team sebagai sekelompok kecil orang-orang yang melakukan pekerjaan yang sama, bertemu secara teratur untuk mengidentifikasikan dan menganalisis penyebab masalah, merekomendasi dan jika memungkinkan mengimplementasikan solusinya.
Greenberg and Baron, 2000 mendefinisikan team sebagai kelompok dimana anggotanya mempunyai berbagai keahlian yang saling melengkapi dan mempunyai komitmen untuk tujuan bersama atau mempunyai kesamaan dalam tujuan kinerja yang mereka hadapi, sebagai suatu tanggung jawab.
II. TIM DENGAN KINERJA TINGGI
Sebagian besar peneliti setuju bahwa ada beberapa kualitas yang membedakan dari tim berkinerja tinggi. Meskipun istilah mungkin berbeda, idenya tetap sama. Dalam membangun tim berkinerja tinggi memiliki karakteristik sebagai berikut: kepemimpinan partisipatif, pembagian tanggung jawab, definisi tujuan, high communication, fokus masa depan, fokus tugas, bakat kreatif, tanggapan cepat.
Untuk mengilustrasikan teamwork dianalogkan ada dua tipe tim olah raga: tim bowling dan tim volley. Bagi kebanyakan orangpermainan volley lebih menarik dari pada bowling oleh karena adanya tim kerja. Tim volley menampilkan semua karakteristik tim berkinerja tinggi. Masing-masing anggota tim adalah penting dan tidak dapat berfungsi efektif secara sendiri-sendiri. Masing-masing anggota memiliki tanggung jawab terhadap bagiannya di lapangan dan juga bertanggung jawab membantu teman satu tim saat dibutuhkan. Tiap anggota memiliki spesialisasi dalam hal posisi yang dimainkan, semua anggota harus berotasi pada semua posisi pada lapangan sepanjang permaianan. Aksi dari permaianan terlalu cepat untuk bergantung pada pelatih, jadi masing-masing pemain harus bereaksi secara cepat terhadap masing-masing situasi begitu situasi itu muncul. Tidak ada waktu berkonsultasi dengan manajemen untuk memperoleh persetujuan.
a. Kepemimpinan Partisipatif
Konsultan manajemen, Tom Paters menjelaskan, satu-satunya masalah produktivitas manajerial yang paling penting di AS adalah Manajer yang jauh dari jangkauan karyawan dan konsumen. Ada banyak alasan mengapa manajer memiliki kecenderungan untuk menjaga jarak dari pegawainya. Beberapa manajer merasa bahwa keterlibatan karyawan akan mengarah kepada penurunan kebutuhan akan manajer. Beberapa manajer tidak menyukai keterlibatan karyawan, oleh karena mereka telah bersusah payah meraih status dan ego mereka memberitahu bahwa mereka lebih baik dari pada karyawan. Beberapa manajer merasa terancam, jika mereka dekat dengan karyawan hal itu akan diketahui jika manajer benar-benar tidak tahu banyak dari karyawan.
Jadi bagaimana pandangan manajemen dapat diubah ? Pertama, manajemen harus mengubah pandangan yang melihat pekerja sebagai robot yang mengerjakan pekerjaan repetitif. Untuk menumbuhkan kepercayaan tersebut akan dibutuhkan untuk kesuksesan implementasi keterlibatan karyawan, manajer harus memahami "workforce", mengetahui kebutuhan mereka, dan mulai bertindak sebagai "role model". Manajer harus juga dilatih untuk selalu menempatkan program pada barisan depan. Mereka harus secara konstan mengacu pada program sehingga hal itu akan membuat karyawan tahu bahwa program itu bukan hanya sekedar iseng, tidak dilupakan dan diabaikan, melainkan merupakan bagian yang sangat penting bagi keseluruhan sukses perusahaan. Pada akhirnya, manajemen harus menunjukkan bahwa pemberdayaan karyawan akan mengantarkan kepada perasaan yang lebih besar atas pembagian tanggung jawab dan juga produktivitas yang lebih tinggi.
b. Pembagian Tanggung jawab
Ciri kedua dari tim berkinerja tinggi adalah mengembangkan perasaan bahwa karyawan memiliki tanggung jawab yang sama sebagaimana manajer atas kinerja tinggi. Sering dalam lingkungan dimana persatuan mengambil bagian, disana ada perasaan tertentu bahwa program keterlibatan karyawan upaya untuk meletakkan penghubung antara persatuan dan manajemen. Cara paling mudah untuk mengantisipasi persoalan seperti ini adalah dengan melibatkan persatuan, pegawai dan semua tingkat manajemen seawal mungkin dalam implementasi program. Setiap aspek dari program harus merupakan usaha tim.
c. Definisi Tujuan
Anggota tim butuh memahami mengapa mereka harus membentuk tim. Hal ini pada umumnya berarti bahwa tim harus percaya bahwa ada masalah status Quo dan bahwa mereka telah bersukarela untuk menemukan pemecahan lain atas masalah yang dihadapi atau untuk memperbaiki sistem dalam membentuk status quo baru.
Anggota tim harus juga mengerti bahwa tujuan dari tim tidak hanya untuk menyelesaikan masalah, akan tetapi juga membuat masing-masing individu sebagai tim yang bertanggung jawab terhadap apa yang mereka lakukan.
Contoh penting dari manfaat memiliki anggota tim yang memahami tujuan bisnis ditunjukkan oleh Stew Leonard’s Dairy di Connecticut. Disana tujuan atau filosofinya adalah bahwa konsumen selalu benar. Suatu hari seorang wanita yang bingung mendekati "Clerk". Ia cemas karena kehilangan pena berharga di toko itu. Clerk memberi wanita itu $60 dalam sertifikat hadiah untuk mengganti kehilangannya. Mengetahui rata-rata konsumen menghabiskan $5,000 per tahun di toko itu, Clerk memahami bahwa uang itu akan segera kembali. Sebagai hasilnya, toko itu memiliki konsumen setia, dan ia akan tidak ragu-ragu untuk mengatakan kepada beberapa teman mengenai pengalamannya.
d. Komunikasi yang tinggi
Area kunci lain dalam pengembangan tim (team building) adalah komunikasi. Komunikasi ini seharusnya dari atas ke bawah (top down) dari bawah ke atas (bottom up) dan mendatar (horizontal). Satu kesalahan umum dalam pengembangan tim adalah meniadakan pihak manajemen yang lebih tinggi. Mengasumsikan bahwa pekerja-pekerja tidak akan terbuka jika manajer-manajer hadir. Sebaliknya, dengan masuknya manajemen dalam tim, akan memperkuat ide-ide bahwa semua anggota tim adalah sama dan bahwa manajemen adalah sama dan bahwa manajemen adalah bagian dari tim perusahaan.
Dalam menggambarkan bagian terpenting dia membantu perusahaan menjadi sukses, Presiden Huffy Bikes, John Marroti, menjelaskan bahwa komunikasi yang tinggi pada Huffy Bikes membantu untuk membangun kepercayaan diseluruh perusahaan. Dalam pembicaraan dengan pekerja dia mengatakan kebenaran dari situasi tersebut walaupun jika hal tersebut tidak menyenangkan. Dia menetapkan dan menegaskan ulang visi perusahaan dengan terus menerus. Dia mendengar input baik ide atau gagasan dari para pekerja karena mereka merupakan ahli-ahli yang sebenarnya. Karena solidnya kerjasama sebagai suatu team, maka Huffy Bikes dikenal untuk kualitas superior mereka.
e. Fokus Masa Depan
Agar suatu tim menjadi sukses, maka harus dapat melihat perubahan-perubahan yang mereka inginkan sebagai sebuah peluang untuk pertumbuhan. Mereka seharusnya mengakui apa yang mereka inginkan untuk berubah dan punya suatu pemahaman yang jelas dari hasil-hasil yang diharapkan dari upaya-upaya mereka. Ringkasnya, suatu tim seharusnya tahu dimana mereka pada saat ini dan dimana mereka menuju di masa depan.
Aspek penting dari pengembangan tim adalah bahwa tim harus melihat suatu mas depan dalam pekerjaan mereka. Jika tim merasa bahwa manajemen mendukung upaya-upaya mereka sebagai suatu wahana untuk perbaikan dan peningkatan dari penurunan produktivitas. Maka tim akan memutuskan untuk tidak mencurahkan banyak upaya pada tugas-tugas dimana tim merasaakhirnya akan berakhir pada back-burner. Ini sekali lagp mendorong terhadap pentingnya dukungan manajemen dalam mencapai tujuan perusahaan melalui tim.
f. Fokus Tugas-tugas
Idealnya tim-tim yang melibatkan pekerja dibentuk dari 5 sampai 15 anggota yang mewakili suatu lintas-seksi (cross-section) didalam organisasi yang akan dipengaruhi. Pemilihan siapa yang berpartisipasi dalam tim seharusnya random. Untuk memaksimalkan interest dan produktivitas, hasil adari aktivitas-aktivitas tim seharusnya secara langsung berhubungan ke pekerja-pekerja anggota tim. Tiap-tiap anggota tim harus punya suatu patokan dalam hasil atau keluaran yang dihasilkan dari upaya-upaya tim.
Tim-tim ini berkomunikasi melalui jaringan komputer, yang menyediakan beberapa keuntungan. Sejak sebuah distributed team tidak mempunyai kontak secara tatap muka, jarang ada tuduhan (prejudgment) tentang anggota tim yang lain didasarkan pada tampilan atau tindakan. Aspek-aspek non- verbal dari interaksi-interaksi yang diluar dari fokus tugas dari grup yang benar-benar dibatasi, dan interaksi-interaksi yang bertele-tele tidak ditoleransi. Jadi perusahaan hanya memfokuskan pada interaksi-interaksi yang berorienstasi tujuan pencapaian tugas.
g. Sikap Kreatif
Mampu untuk menerapkan sebuah kreatifitas dan bakat individual dapat memperoleh penghargaan yang hebat. Monsanto Company di St. Louis merupakan suatu contoh ideal. Pada awal tahun 1980-an perusahaan chip komputer tersebut menanamkan sebuah rekontruksi utama dari pabrik mereka. Perusahaan itu telah sukses mengadakan percobaan dengan memotivasi pekerja selama dua tahun dan bermaksud untuk mencoba hasil yang sama pada proyek konstruksi.
Hal ini menunjukkan sikap kreatif yang dimiliki oleh pekerja untuk selalu kreativitas. Sikap kreatif sekarang dituntut perusahaan dalam rangka menumbuhkan inovasi baru. Walaupun kreativitas tidak menciptakan sumber daya baru namun konteks kreativitas akan menjadi benih munculnya inovasi. Pada era sekarang ini organisasi yang penuh kreatif akan dapat menanggapi perubahan lingkungan, sebaliknya tanpa adanya kreativitas dari para karyawan organisasi akhirnya mati.
h. Tanggapan yang cepat
Sebagai sebuah tim, peluang-peluang dapat ditindaklanjuti lebih cepat daripada jika tim tersebut harus berjalan melalui channel birokratik yang normal. Dengan hanya anggota tim dan penasehat tim untuk konsultasi, maka tindakan dapat cepat diambil. Juga respon yang cepat berarti bahwa beberapa orang bekerja pada project yang sama dapat menyelesaikan tugasnya dalam kerangka waktu lebih cepat. Jadi kesuksesan dari project adalah mendengarkan dan merespon lebih cepat untuk kebutuhan pekerja. Salah satu keunggulan produktivitas dari suatu perusahaan adalah melalui perbaikan jangka waktu produksi. Artinya bahwa efesiensi dapat terjadi salah satunya melalui diperpendeknya waktu proses suatu barang, hal ini terjadi karena adanya tanggapan yang cepat terhadap proses pekerjaannya. Berkembangnya teknologi informasi maka makin mempercepat respon organisai terhadap perubahan lingkungan yang terjadi.
III. PENILAIAN TIM
Keberhasilan pada suatu organisasi harus dilakukan penilaian. Penilaian tim bertujuan untuk mengidentifikasi keberadaan proses kerja tim yang bersangkutan. Idealnya sistem penilaian dirancang untuk membantu organisasi yang berdasarkan tim yang memberikan andil dalam mencerminkan; 1. Mendapatkan fungsi untuk menyediakan keahlian kepada tim ketika dibutuhkan, 2. Membuat orang-orang dari fungsi yang berbeda pada tim untuk berbicara dalam bahasa yang sama, sehingga mempunyai persepsi yang sama antar anggota dan antar tim.
Ada dua tipe penilaian tim, yaitu "Result measures" mengatakan organisasi dimana dia berdiri dalam usaha mencapai tujuan bukan bagaimana ia sampai disana bahkan lebih penting apa yang seharusnya dilakukan secara berbeda. Sedangkan "Process measures" memonitor tugas-tugas dan aktivitas melalui organisasi yang memperoleh hasil. Ada 4 langkah penciptaan proses pengukuran; 1. Definisikan apa jenis faktor-faktornya, (seperti; waktu, biaya, kualitas, kinerja product), 2. Pemetakan proses cross-functional yang digunakan men-deliver hasil, 3. Identifikasi tugas dan kapabilitas yang dibutuhkan untuk mencapai kesuksesan.
Ada 4 petunjuk dalam memaksimalkan efektivitas dari team; 1. Tujuan sistem pengukuran seharusnya dapat membantu tim, dalam mengukur kemajuannya, 2. Pemberdayaan tim harus memainkan peran utama dalam merancang sistem penilaiannya sendiri, 3. Tim bertanggung jawab untuk proses tersebut, 4. Tim seharusnya hanya mengadopsi pengukuran yang berguna.
Ada satu keuntungan jika tim menciptakan sistem pengukurannya sendiriyaitu anggota yang berasal dari fungsi yang berbeda harus dapat menciptakan dan menyesuaikan bahasa yang sama untuk bekerja dalam tim yang efektif. Persepsi untuk menggunakan bahasa yang tepat memungkinkan komunikasi secara tepat antar bagian, antar tim atau antar fungsi. Pemahaman ini penting agar tidak terjadi misunderstanding yang dapat menimbulkan salah persepsi, kekacauan atau konflik.
IV. MASA DEPAN DARI TIM-TIM
Sebagai suatu hasil dari peningkatan jumlah tim di dalam lingkungan bisnis ada suatu peningkatan kepentingan untuk pemberdayaan tingkat yang lebih rendah dari individu dan sebuah peningkatan kepentingan untuk memberikan reward atau penghargaan terhadap inovasi dan kreativitas. Informalitas dan fleksibilitas akan menjadi hal umum. Sebagai suatu hasil dari desentralisasi dimana tim dapat membantu mencapai tujuan organisasi secara lebih cepat. Manajer menengah tidak akan lebih lama dala peran kediktatoran tetapi akan memerlukan transformasi yang cepat untuk berubah ke dalam fasilitator, pembimbing, koordinator yamh bertanggung jawab untuk mengembangkan kompetensi tenaga kerjanya.
V. KESIMPULAN
Tim kerja harus menjadi sebuah komponen tenaga kerja yang penting dalam organisasi. Beberapa hambatan yang mungkin dihadapi merupakan keanekaragaman yang luas dari pemecahan-pemecahan yang mungkin untuk didiskusikan. Melalui tim kerja maka organisasi akan dapat mencapai tujuannya secara cepat, tepat dan dalam siklus waktu yang lebih pendek. Jika tim dapat digunakan dan dikembangkan akan membantu untuk memperkuat kepercayaan, saling respek dedikasi dan kepadua dari individu yang terlibat.
Keanekaragaman pengetahuan dan informasi yang dapat tersedia untuk sebuah tim dapat membawa alternatif pendekatan-pendekatan yang mungkin dilakukan untuk suatu masalah, sehingga akan mendorong terhadap kualitas hasil yang lebih baik. Akhirnya keberhasilan keberadaan tim harus dapat dilakukan penilaian. Hal ini untuk menunjukkan efektivitas dari keterlibatan masing-masing karyawan dalam suatu tim organisasi.
DAFTAR PUSTAKA
Caudron, S.,1998, Keeping team Conflict Alive, training and Development, p.48-52.
Davis, R., 1998, Team Performance management, MCB University Press, Vol.4, p.306-311
Fisher, M.S.,1981, Work Team; A case study, Personel journal 60, p.42-46
Gustafson, K., Kleiner, B.1994, New Development in Team Building, Industrial and Commercial Training, vol.26, p.17-22
Greenberg, J.,Baron,R.A.,2000, Behavior in Organization, Seventh edition, Prentice-Hall, Inc., New Jersey.
Woodman, R.W. & Sherwood, J.J. 1980, The Role of Team Development in Organization Effectiness:Acritical review, Psychologial Bulletin 88, p.166-168.
Komentar